Capita sempre più spesso che in un'azienda il personale utilizzi strumenti esterni per il lavoro, senza l'approvazione e il rilascio del reparto IT: Todoist o Trello per gestire le attività, Evernote per gestire appunti o note, piuttosto che Dropbox per condividere file.
Questo fenomeno si chiama "Shadow IT":
quando l'utente adotta per il proprio lavoro strumenti non rilasciati e gestiti dall'IT aziendale,
anzi, spesso l'IT ne è all'oscuro.
Fino a qualche anno fa si trattava solo di Excel o Access (ma anche la chiavetta USB usata per portare il lavoro a casa era Shadow IT).
Negli ultimi anni, con l'avvento di tablet, smartphone e delle applicazioni cloud, lo scenario è cambiato. Non ho citato Evernote, Todois, Trello e Dropbox a caso: sono i prodotti "shadow IT" più diffusi.
Lo shadow IT può esporre l’organizzazione a vari rischi. Il reparto IT si trova a essere responsabile della sicurezza e protezione di risorse che non conosce. Questi prodotti rispettano la Compliance aziendale? Quasi sicuramente l'utente ha creato un account privato, e in caso di licenziamento le informazioni salvate nel suo account sono fuori controllo.
Il lato positivo dello Shadow IT
Lo Shadow IT è un'importante risorsa di innovazione, perché può aiutare a capire gli strumenti di cui l'utente ha realmente bisogno (e che in modo proattivo si è procurato): possiamo pensare questi utilizzi come prototipi di soluzioni future approvate dall'IT ed integrate correttamente nell'organizzazione.
La soluzione di BeeProject
A differenza di altri prodotti, BeeProject può essere installato su un server aziendale o su un cloud "privato", e quindi controllato e gestito dal reparto IT. E gli archivi sono di proprietà dell'azienda. Senza contare che BeeProject può essere integrato facilmente con i sistemi informativi del cliente, e personalizzato al fine di rispondere esattamente ai requisiti aziendali.
