Nella vita frenetica di ogni giorno abbiamo sempre più l’impressione che 24 ore non bastino per soddisfare i programmi delle nostre giornate: riuscire ad incastrare appuntamenti, riunioni e impegni personali è un’ardua impresa se non si è opportunamente organizzati
Spesso è proprio la mancanza di organizzazione che può distorcere la percezione temporale: siamo infatti portati ad affermare che non abbiamo abbastanza tempo, quando la verità è che non siamo in grado di sfruttarlo a dovere.
La soluzione per organizzare al meglio la distribuzione delle attività è la loro pianificazione e uno degli strumenti principe che ne consente l’attuazione è proprio il “Time budget”!
Che cos’è il time budget?
Il termine “budget” viene spesso utilizzato con un’accezione economica, ma il significato è il medesimo: come per il denaro, anche per il tempo abbiamo a disposizione una quota definita e limitata di risorse; per evitare inutili dispendi ed impieghi poco proficui, diventa vantaggioso riservare una quota di tempo (appunto un budget) per ciascuna attività e pianificarla in un determinato momento all’interno della giornata.
La definizione del budget può non essere di immediata stesura, soprattutto quando fino a quel momento le attività sono state eseguite senza una pianificazione. Come si può ipotizzare un budget? Misurando puntualmente il tempo dedicato all’esecuzione di determinate azioni!
La rilevazione del tempo, il cosiddetto Time tracking, consente di misurare le tempistiche di esecuzione attuali delle varie azioni tramite un sistema che associa ad ogni attività il tempo impiegato per portarla a termine. Il sistema di conteggio viene attivato dall’utente stesso tramite un bottone del tipo “start&stop” che ha la funzione di alimentare ed incrementare in successione i tempi di esecuzione, memorizzandoli per ciascuna attività.
Dalla rilevazione alla pianificazione
Dopo un periodo intensivo di misurazione dei tempi è possibile analizzare i dati rilevati come una sorta di rendicontostrong>, dal quale possono emergere criticità come colli di bottiglia ed altre informazioni legate alle tempistiche. Questo monitoraggio rappresenta un elemento fondamentale per la costruzione di un budget temporale sui progetti che sarà di riferimento sia per i project manager sia per gli esecutori, che mediante la misurazione dei tempi avranno contezza di quanto margine c’è prima del raggiungimento delle soglie fissate.
Il Time budget è un sistema di controllo che deve essere utilizzato esclusivamente come strumento di miglioramento e di guida nella pianificazione delle attività: il rischio che gli utilizzatori si sentano controllati è reale, per questo motivo ogni utente deve essere edotto sui vantaggi che derivano da un sistema di questo tipo.
Vediamo insieme quali sono i vantaggi!
I vantaggi immediati del time budget
La misurazione del tempo durante lo svolgimento delle attività lavorative, raffrontata al budget temporale preassegnato, comporta numerosi vantaggi:
1. Consapevolezza: l’analisi delle registrazioni dei tempi rende informati gli utenti su come hanno impiegato il tempo. Alcuni dati possono essere sorprendenti e portare alla consapevolezza che alcune attività meriterebbero meno attenzioni, mentre per altre a maggior valore aggiunto si dovrebbe dedicare più tempo.
2. Identificazione priorità ed obiettivi: come conseguenza della consapevolezza, gli utenti ed i loro project manager possono analizzare le misurazioni in un’ottica di obiettivi a breve e lungo termine, in modo da selezionare e prioritizzare quelle attività per cui vale la pena dedicare tempo e per quali invece ridurlo.
3. Calibrazione dei budget: il monitoraggio dei trend delle misurazioni può anche evidenziare dei limiti o delle problematiche all’interno dell’organizzazione ed indurre a calibrare i budget in modo diverso, qualora la loro definizione sia stata eccessivamente rigorosa ed ottimistica. Allo stesso modo può invece risultare che, dati alla mano, esistano margini di miglioramento e che i budget temporali possano essere ritoccati in un’ottica di ottimizzazione.
4. Supporto decisionale: dai tre vantaggi precedenti emerge che il time tracking costituisce un elemento essenziale per le valutazioni a supporto delle decisioni aziendali: dai trend si possono evidenziare punti di forza e criticità nella struttura aziendale, colli di bottiglia piuttosto che fluidità delle attività. Prendere decisioni supportate da dati concreti e non solo da impressioni è la miglior via precorribile dal management.
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